Make or Buy bei Plattformlösungen

Wer eine digitale Plattform, ein Kundenportal oder ein B2B Händlersystem plant, steht früher oder später vor einer strategischen Grundsatzentscheidung. Setzen wir auf eine bestehende Standardsoftware oder entwickeln wir eine individuelle Lösung, die exakt zu unseren Prozessen passt? Die Frage ist weniger technisch als sie zunächst wirkt. Sie betrifft Effizienz, Skalierbarkeit und vor allem die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit.

Warum Standardsoftware oft der erste Impuls ist

Standardlösungen versprechen einen schnellen Start. Funktionen sind vorhanden, die Einführung scheint planbar und die Investition überschaubar. Für klar definierte, weitgehend standardisierte Prozesse kann das absolut sinnvoll sein. Doch gerade im industriellen Umfeld stoßen diese Systeme schnell an Grenzen. Viele Unternehmen arbeiten mit gewachsenen ERP Landschaften, individuellen Preislogiken, komplexen Rollenmodellen und spezialisierten Serviceprozessen. Hier beginnt die eigentliche Herausforderung.

Der kritische Punkt: Wie differenzierend sind deine Prozesse?

Die zentrale Frage lautet nicht nur Make or Buy, sondern: Wie stark unterscheiden sich unsere digitalen Prozesse vom Branchenstandard und wie wichtig sind sie für unser Geschäftsmodell?

Nehmen wir zum Beispiel einen digitalen Ersatzteilkatalog. In der Theorie bieten viele Systeme eine Produktübersicht mit Bestellfunktion. In der Praxis geht es jedoch um spezifische Maschinenversionen, Seriennummern, Variantenlogiken, Explosionszeichnungen, individuelle Preisstrukturen und Anbindungen an ERP und Lagerverwaltung. Wenn Ersatzteilbestellung ein zentraler Bestandteil des Serviceversprechens ist, wird aus einer scheinbar einfachen Funktion schnell ein strategisches Differenzierungsmerkmal. Standardsoftware bildet hier oft nur den kleinsten gemeinsamen Nenner ab.

Ähnlich verhält es sich bei Themen wie Single Sign On. SSO ist technisch betrachtet eine bekannte Funktion. In komplexen Unternehmensstrukturen mit Händlernetz, Endkunden, Servicepartnern und internen Teams entstehen jedoch differenzierte Rollen- und Rechtesysteme. Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Systemintegration müssen sauber zusammenspielen. Genau hier trennt sich Standard von strategischer Lösung.

Wenn Plattformen zum Wachstumstreiber werden

Besonders deutlich wird die Make or Buy Frage bei Portallösungen. Ein Self Service Portal ist heute weit mehr als ein Downloadbereich für Dokumente. Es geht um direkten Zugriff auf Informationen, Serviceanfragen, Statusverfolgung, Ersatzteilbestellungen oder digitale Assistenten. Kund:innen erwarten schnelle, präzise und jederzeit verfügbare Lösungen.

Ein digitaler Self Service Assistent kann beispielsweise typische Supportanfragen automatisiert beantworten und Prozesse beschleunigen. Doch die wahre Stärke entsteht erst, wenn dieser Assistent tief in Produktdaten, Servicehistorien und Unternehmensprozesse integriert ist. Das lässt sich nur schwer mit einem rein generischen System umsetzen.

Noch komplexer wird es im B2B Händlerportal. Hier treffen individuelle Preisvereinbarungen, mehrstufige Freigabeprozesse, spezifische Sortimente und nahtlose ERP Integration aufeinander. Wenn das Händlerportal ein zentraler Vertriebskanal ist, wird es zu einem strategischen Instrument. In solchen Fällen kann eine individuelle Entwicklung langfristig wirtschaftlicher sein als eine stark angepasste Standardlösung.

Die versteckten Kosten der Anpassung

In vielen Projekten erleben wir, dass Unternehmen zunächst eine Standardlösung wählen und diese dann intensiv anpassen. Plugins, Sonderentwicklungen und Workarounds wachsen über Jahre hinweg. Das System wird komplex, Updates werden riskant und jede neue Anforderung kostet überproportional viel Zeit und Budget. Die eigentliche Herausforderung entsteht also nicht beim Start, sondern im Wachstum. Wer heute internationalisieren, neue Services integrieren oder neue Geschäftsmodelle abbilden möchte, braucht eine Architektur, die dafür ausgelegt ist.

Individuelle Entwicklung als strategische Investition

Individuelle Plattformlösungen sind besonders dann sinnvoll, wenn digitale Prozesse ein zentraler Bestandteil der Wertschöpfung sind. Also immer dann, wenn Plattform, Portal oder Ersatzteilkatalog nicht nur unterstützend wirken, sondern das Serviceversprechen prägen.

Das bedeutet nicht, alles neu zu erfinden. Vielmehr geht es darum, Architektur, Schnittstellen und Kernfunktionen bewusst zu gestalten. API basierte Strukturen ermöglichen es, bestehende Systeme sinnvoll zu integrieren und gezielt zu erweitern. So entsteht eine Plattform, die mit dem Unternehmen wächst.

Der realistische Weg liegt oft dazwischen

Make or Buy ist selten eine reine Entweder oder Entscheidung. In der Praxis bewährt sich häufig ein hybrider Ansatz. Standardisierte Komponenten werden dort eingesetzt, wo sie sinnvoll sind. Strategisch relevante Funktionen wie ein individueller Ersatzteilkatalog, komplexe Händlerlogiken oder ein tief integriertes Self Service Portal werden gezielt entwickelt.

Entscheidend ist eine fundierte Analysephase. Geschäftsmodell, Prozesskomplexität, Integrationsbedarf und Wachstumsziele müssen gemeinsam betrachtet werden. Erst dann lässt sich bewerten, welche Lösung langfristig tragfähig ist.

Fazit

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware und individueller Entwicklung ist keine rein technische Abwägung. Sie betrifft die strategische Ausrichtung eines Unternehmens. Standardlösungen bieten Geschwindigkeit und klare Einstiegskosten. Individuelle Plattformen bieten Passgenauigkeit, Skalierbarkeit und Differenzierung. Wer die eigene digitale Infrastruktur als Wachstumstreiber versteht, sollte die Entscheidung nicht allein auf Basis kurzfristiger Investitionen treffen, sondern mit Blick auf die nächsten Jahre.

Denn am Ende geht es nicht darum, welches System günstiger startet, sondern welches dein Geschäftsmodell nachhaltig stärkt.